Outlook-Abgleich für aB-Agenta
Verbinden Sie Microsoft Outlook mit Ihrer Maklerverwaltungssoftware. Mit dem Outlook-Abgleich von aB-Agenta synchronisieren Sie Termine, Aufgaben und Kontakte und übernehmen E-Mails direkt in Ihre Kundenverwaltung.
Outlook und Maklerverwaltungssoftware miteinander verbinden
Microsoft Outlook gehört in vielen Maklerbüros zum täglichen Arbeitsumfeld. Gleichzeitig werden Kunden, Verträge, Dokumente und Vorgänge in der Maklerverwaltungssoftware gepflegt. Mit dem Outlook-Abgleich verbindet aB-Agenta diese beiden Arbeitsbereiche.
Termine, Aufgaben und Kontakte können mit Outlook synchronisiert werden. E-Mails lassen sich aus Outlook übernehmen und direkt im Archiv von aB-Agenta ablegen. Dadurch stehen wichtige Informationen rund um Ihre Kunden auch dort zur Verfügung, wo Sie Ihren Bestand verwalten.
Das reduziert doppelte Datenpflege und erleichtert die nachvollziehbare Dokumentation der Kundenkommunikation.
Was der Outlook-Abgleich im Makleralltag leistet
E-Mails übernehmen
Übernehmen Sie E-Mails aus Microsoft Outlook und legen Sie diese als Kopie im Original-Outlook-Format direkt im Archiv von aB-Agenta ab.
Termine synchronisieren
Stimmen Sie Termine zwischen Ihrem gewohnten Outlook-Arbeitsumfeld und aB-Agenta ab und behalten Sie wichtige Kundentermine im Blick.
Aufgaben synchronisieren
Nutzen Sie Aufgaben aus Ihrem Arbeitsalltag auch im Zusammenspiel mit aB-Agenta und reduzieren Sie die parallele Pflege von Informationen.
Kontakte synchronisieren
Gleichen Sie Kontaktdaten ab und nutzen Sie Ihre Kundeninformationen auch im täglichen Arbeiten mit Microsoft Outlook.
Antworten auf die wichtigsten Fragen
Welche Outlook-Daten können mit aB-Agenta synchronisiert werden?
Mit dem Outlook-Abgleich können Termine, Aufgaben und Kontakte synchronisiert werden. Zusätzlich können E-Mails aus Microsoft Outlook in aB-Agenta übernommen werden.
Ist der Outlook-Abgleich in aB-Agenta enthalten?
Der Outlook-Abgleich ist ein optionales Zusatzmodul für aB-Agenta. Weitere Informationen zur Buchung erhalten Interessenten über artBase.
Wie werden E-Mails in aB-Agenta dem richtigen Datensatz zugeordnet?
E-Mails, die über den Outlook-Abgleich verarbeitet werden, können automatisch dem passenden Datensatz zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt entweder über die verwendete E-Mail-Adresse oder über eine von aB-Agenta erzeugte ID im Betreff der E-Mail (sofern in der E-Mail Antwort diese ID nicht gelöscht wurde). So kann die Nachricht gezielt einem Kunden, Vertrag oder Schaden zugeordnet und dort nachvollziehbar abgelegt werden.
Wenn keine eindeutige automatische Zuordnung möglich ist, kann die Zuordnung im Outlook-Abgleich Dialog manuell zugewiesen werden.
Werden eingehende E-Mails über den Outlook-Abgleich automatisch in aB-Agenta verarbeitet?
Nein. Der Outlook-Abgleich verarbeitet eingehende E-Mails nicht automatisch im Hintergrund. Damit E-Mails nach aB-Agenta übernommen und dort zugeordnet werden können, muss der Outlook-Abgleich vom Nutzer manuell gestartet werden.
Anschließend wählen Sie aus, welche Funktion des Moduls Sie verwenden möchten, zum Beispiel den Abgleich von Terminen und Aufgaben oder den Import von E-Mails. Beim E-Mail-Import wählen Sie zusätzlich den gewünschten Outlook-Ordner aus, beispielsweise den Posteingang. Erst danach werden die dort enthaltenen E-Mails für die Übernahme und Zuordnung in aB-Agenta verarbeitet.
Werden Termine, Aufgaben und Kontakte automatisch mit Outlook synchronisiert?
Nein. Auch der Abgleich von Terminen, Aufgaben und Kontakten erfolgt nicht automatisch im Hintergrund. Damit diese Daten zwischen Outlook und aB-Agenta abgeglichen werden können, muss der Outlook-Abgleich zunächst vom Nutzer direkt aus aB-Agenta gestartet werden.
Anschließend wählen Sie die gewünschte Funktion aus, zum Beispiel den Terminabgleich, Aufgabenabgleich oder Kontaktabgleich. Erst danach wird der jeweilige Abgleich durchgeführt.
Müssen importierte E-Mails in Outlook erhalten bleiben?
Nein. Nachdem eine E-Mail über den Outlook-Abgleich in aB-Agenta importiert wurde, kann sie in Outlook gelöscht werden. aB-Agenta legt beim Import eine Kopie der Original-E-Mail inklusive vorhandener Anlagen ab.
Beim späteren Öffnen der E-Mail in aB-Agenta wird daher nicht auf die ursprüngliche Nachricht in Outlook verlinkt. Die in aB-Agenta gespeicherte Kopie bleibt unabhängig davon erhalten, ob die Original-E-Mail anschließend noch in Outlook vorhanden ist.
Benötige ich das Outlook-Abgleich-Modul, um E-Mails per Drag & Drop oder über DokDrop abzulegen?
Nein. Für die Ablage von E-Mails per Drag & Drop direkt beim Kunden, Vertrag oder Schaden sowie über die Funktion DokDrop im Dashboard benötigen Sie das Outlook-Abgleich-Modul nicht.
Diese Funktionen sind bereits in aB-Agenta enthalten und können unabhängig vom Outlook-Abgleich genutzt werden. Das Outlook-Abgleich-Modul wird nur für die zusätzlichen Abgleichs- und Importfunktionen mit Microsoft Outlook benötigt.
Dokumentenablage mittels KI
Mit DokScan KI lassen sich Dokumente automatisch analysieren, passenden Kunden, Verträgen oder Schäden zuordnen und strukturiert in aB-Agenta ablegen.